Actes de la conférence LVI04 Law via the Internet Conference, Paris nov. 2004
 

La réalisation du Minutier Central des notaires de France (la conservation des actes authentiques électroniques)

Le 7 décembre 2004, par Thierry Blanchet,

Maître Thierry BLANCHET, Conseil Supérieur du Notariat-France

Les notaires ont l’obligation de conserver les actes qu’ils établissent ; cette obligation résulte de textes très anciens et notamment de l’Ordonnance de 1945.
Nos archives contiennent tous les actes que nous recevons et ce pendant 100 ans, puis ils sont versés aux Archives publiques.
La disparition progressive du support papier va révolutionner nos pratiques en matière d’archivage.

On m’a demandé de vous présenter l’état d’avancement des travaux des notaires pour passer du support papier au support électronique.

Préalablement, je vous rappellerai quelques contraintes liées à la conservation de l’acte authentique.
Puis nous ferons le point sur les textes actuels et les décrets en cours de préparation.

I. L’acte authentique

L’acte authentique c’est l’acte signé par les parties en présence du notaire (article 1317 du Code Civil)

Il en découle :
- qu’il a date certaine
- qu’il a force probante
- et qu’il a force exécutoire

La conséquence de la force exécutoire et de la force probante est l’obligation pour le notaire de conserver l’acte original, de telle sorte que la preuve écrite des conventions signées puisse être toujours rapportée.
Monsieur le Garde des Sceaux Dominique PERBEN, lors du dernier congrès des Notaires indiquait :
« je tiens à souligner un aspect essentiel de l’acte notarié, SA CONSERVATION ; la minute de l’acte authentique conservé pendant 100 ans dans l’office notarial, confère aux parties une sécurité et un confort IRREMPLACABLE « 
Il convient donc que l’acte authentique sur support électronique présente les mêmes garanties de conservation que l’acte sur support papier.

II. Les textes

La loi du 13 mars 2000 a inséré dans le Code Civil un nouvel article 1317 al 2 qui rappelle l’obligation de conservation des actes authentiques établis sur support électronique , renvoyant à un décret pour les modalités d’application
Les décrets sont en cours d’élaboration.

- un décret général fixant les règles de détention, par les autorités centrales (une structure nationale des professions réglementées par exemple) et les règles de migration nécessaires à la conservation des actes.

(la migration sera grandement facilitée à partir du moment où l’autorité d’archivage sera garante de la conformité du document après migration de l’original)

- un décret relatif aux actes établis par chacune des Professions (Notaires, Huissiers, Officier de l’état civil etc...)

Le projet de décret relatif aux actes établis par les notaires prévoit que l’acte devra , être enregistré pour sa conservation dans un minutier central, géré par le Conseil Supérieur du Notariat.

III. Les travaux (des Notaires)

Depuis 1975 le Conseil Supérieur du Notariat conserve de façon dématérialisée les millions de fiches correspondant au dépôt de l’existence des testaments déposés par nos clients dans nos études.
Plus récemment, les CRIDON ont dématérialisé la quasi totalité de leur base documentaire.
La démonstration d’un premier acte authentique sur support électronique à distance a été présentée au Congrès des Notaires de Paris en mai 2004.
Tout récemment un groupe de travail a été mis en place , avec la mission de préparer le dispositif qui permettra au notaire l’établissement et la conservation des actes authentiques sur support électronique et bien entendu la délivrance de leurs copies.

Le rapport d’étude préalable est terminé,

Il est la base d’un appel d’offres d’ingénierie Informatique ayant pour objectif de construire les nouveaux systèmes « le Minutier Central » et d’adapter l’existant , le réseau REAL et la signature REAL ;

A) l’existant

1°) le réseau REAL

Le Conseil Supérieur du Notariat et la Chambre de Paris ont fait déployer deux intranets sécurisés pour la transmission des données entre notaires ; ces deux réseaux sont connectés, ils gèrent plus de 9000 adresses de notaires et de leurs collaborateurs, qui échangent plus de 1.000.000 de messages par mois.
La mise en place prochaine d’une plate forme d’échange dénommée « PLANETE » permettra des échanges hautement sécurisés dans une norme unique avec nos partenaires extérieurs (hypothèques, Caisse des dépôts, état civil, etc)
Cette plate forme sera utilisée pour la transmission des actes vers le Minutier Central .

2°) la Carte REAL

Le Conseil Supérieur du Notariat a mis au point un procédé de signature électronique sécurisée , la carte à puce REAL, destinée notamment à la signature par les notaires des actes authentiques électroniques et de leurs copies électroniques

B) les projets

1°) le minutier central

L’acte authentique établi sur support électronique devra être enregistré dans un FICHIER contenant :

- l’acte lui-même avec son texte, ses annexes et les signatures de toutes les parties , les notaires et éventuellement les clercs habilités.

Cette IMAGE de l’acte permettra une restitution , sur écran ou sur papier, de l’acte et des éléments numérisés, IDENTIQUE à celle visualisée par le notaire au moment de la signature.

- un ensemble de données structurées normalisées (format XML) permettant d’une part la recherche de l’acte dans le minutier , d’autre part les échanges de données avec d’autres systèmes (les archives publiques par exemple )

- le format informatique devra répondre notamment aux exigences suivantes :

  • RESTITUER l’image exacte de l’acte ce qui veut dire que l’acte ne devra être ni détérioré suite à un incident technique ni falsifié suite à une intrusion extérieure.
  • PERMETTRE LA TRANSMISSION DES COPIES
  • DONNER les garanties nécessaires à la PERENITE
  • GARANTIR la confidentialité ; l’accès aux actes déposés dans le minutier sera exclusivement réservé à l’office qui les a déposés.
  • ETRE PERFORMANT , le délai d’envoi et de réception entre les études et le minutiers devra être le plus court possible (moins de 5 minutes)

Les premiers tests sont prévus pour Décembre 2005.

Reste l’archivage des dossiers, la responsabilité de cet archivage restera incomber au Notaire.

2°) le dépôt électronique

Un autre groupe de travail , sous l’autorité de la Chambre des Notaires de Paris travaille sur un projet de dépôt électronique de pièces dématérialisées.
Toutes les données de nos clients n’ont pas nécessairement besoin d’être conservées de façon infinies. De toute façon, les clients peuvent souhaiter récupérer les données qu’ils nous avaient confiées ; le minutier central n’est pas adapté à ce type d’opération.
Le projet sur lequel la Chambre de Paris travaille permettra aux clients de déposer pour une durée fixée conventionnellement (au départ, pendant la période expérimentale un délai de 5 ans) tout document sur support électronique.
Le document électronique du client sera enfermé par le notaire dans une enveloppe électronique garantissant l’intégrité et la confidentialité , puis il sera établi une empreinte du tout qui fera l’objet d’un dépôt au rang des minutes.
L’enveloppe, elle , sera conservée sur un serveur d’archivage (coffre fort électronique)

Ce serveur d’archivage pourra être utilisé par nos confrères pour archiver leur dossier.

CONCLUSION

Le véritable défi que le Notariat est en train de relever est de dresser des actes authentiques sur support électronique, d’en assurer la maîtrise et la conservation.

Ce défi est, entre autres, un défi technique car l’acte authentique sur support électronique doit être inaltérable et conservé pour la durée requise.

Le notariat est prêt à relever ce défi il a, avec le RESEAU REAL et la CARTE REAL, qui permettent au notaire et à leurs collaborateurs de s’approprier de façon progressive ces nouvelles technologies, déjà anticipé cette révolution qui est « pour le notaire la disparition du papier »

 

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Dernière mise à jour le :
7 décembre 2004
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